ویدئو کنفرانس به معنی برگزاری ارتباط ویدئویی بین دو یا چند شرکت‌کننده در مناطق مختلف با استفاده از شبکه‌های کامپیوتری برای انتقال اطلاعات صوتی و تصویری است. این فن‌آوری است که در دفاتر مدرن برای افزایش ارتباطات استفاده می‌شود، چراکه روشی مناسب برای کاهش هزینه‌های مؤثر و وقت‌گیر است. علاوه بر این، ارتباط بین شرکت‌کنندگان را از طریق زبان و واکنش‌های صورت و بدن بهبود می‌بخشد، یک جزء مهم در درک طرف مقابل است.
بنابراین بسیار اهمیت دارد اکنون‌که ارتباط ویدئویی شما با فناوری ویدئو کنفرانس برقرار می‌شود، بتوانید این حرکات به شیوه درست و موثر و با اشراف کامل به معنای آن کنترل کنید. شبکه ویدئو کنفرانس ایران (شوکا) در راستای یکی از اهداف چشم‌انداز خود، یعنی توسعه فرهنگ ارتباطات ویدئویی این مقاله را برای شما آماده کرده است:
۱٫ دست‌به‌سینه ننشینید!
یک مطالعه انجام‌شده توسط آلن و باربارا پیس نشان داد که افراد ۳۸ درصد آنچه را که می‌شنوند به یاد می‌آورند، زمانی که دست‌به‌سینه ننشسته‌اند! همچنین نکته منهم دیگر اینکه این شیوه نشستن نشان‌دهنده یک ذهن متضاد است و گویای اینکه شما به آنچه در حال بحث است توجه نمی‌کنید.
۲٫ خیلی عقب ننشینید
در اغلب موارد، نشستن در انتهای صندلی ممکن است مطلوب به نظر برسد، اما اگر شما این کار را در یک کنفرانس ویدئویی انجام دهید، پیامی ارسال خواهد کرد که شما علاقه‌مند به صحبت و مشارکت نیستید. عقب نشستن بد نیست، اما نه به‌طور کامل کمی میانه‌روی کنید.
۳٫ آرامش
هنگامی‌که در یک ویدیو کنفرانس استرس دارید، این می‌تواند به‌عنوان نشانه‌ای از خشونت تفسیر شود. انتقال این نوع پیام مطمئناً بر نتیجه دستور کار جلسه شما تأثیر می‌گذارد. اطمینان حاصل کنید که قسمت‌های قابل‌مشاهده بدن برای کنفرانس ویدیویی آرام هستند تا پیام‌های اشتباه را منتقل نکنند.
۴٫ فاصله و فضاهای خالی را از بین ببرید
کمی عجیب به نظر می‌رسد؟! فضای چی؟ کادر تصویری که شما در آن دیده می‌شوید شامل تصویر شما و فضاهای اطراف است. هر چه فضاهای اطراف را بپوشانید بهتر است. اعتمادبه‌نفس را افزایش می‌دهد و پیام موردنظر را منتقل می‌کند. لباس‌های بزرگ بپوشید و خودتان را به دوربین نزدیک کنید تا بتوانید به‌وضوح دیده شوید. بااین‌حال، در این امر هم زیاد اغراق نکنید، زیرا این امر می‌تواند نشان دهد که شما آماده تهاجم هستید.
۵٫ اگر نمی‌توانید از تند بودن جلوگیری کنید
تنها بخشی از بدن که برای دوربین قابل‌مشاهده نیست، پشت شما است. پس اگر تنش یا استرس دارید، هنوز هم می‌توانید با محکم نشستن و صاف کردن پشت خود مطمئن شوید.
۶٫ حفظ تماس چشمی
تماس با چشم اطمینان دهنده تداوم ارتباط است که شما به ایشان توجه و همچنین ایشان را درک می‌کنید. برای رسیدن به این هدف در یک کنفرانس ویدئویی، به‌جای دوربین روی دوربین نگاه کنید و با گاه‌گاهی به صفحه مانیتور نگاه کنید، همچنین مراقب باشید این تصور به وجود نیاید که شما به‌جایی خیره شده‌اید. برای مخاطب، جذاب است که حرکت چشم‌هایتان را با آنچه می‌گویید مطابقت دهید تا نشان دهید که شما مطمئن هستید.
۷٫ توجه کن
چندین کار را باهم انجام ندهید. گوشی‌تان را چک نکنید، روی دفتر و کاغذها خط‌خطی نکنید؛ و همچنان روی بحث یا ارائه تمرکز کنید. شما نمی‌خواهید که سخنران احساس کند که شما به آنچه می‌گویند علاقه‌مند نیستید.
۸٫ توانایی‌های قدرتمند
برخی از محققان در دانشکده‌های بازرگانی هاروارد و کلمبیا تایید کرده اند که بعضی از انواع حالت بدن سطح اطمینان را افزایش می دهند. با افزایش سطح هورمون تستوسترون که با قدرت و سلطه و کاهش کورتیزول، باعث کاهش هورمون مرتبط با استرس می‌شود. هنگام نشستن، می‌توانید پای خود را بر روی زمین قرار دهید و بازوهای های خود را از بدن خود جدا کنید و آن‌ها را از روی میز بگذارید.
۹٫ از هر دودست استفاده کنید
برای بهبود گفتار خود، از هر دودست استفاده کنید تا مردم با آنچه می‌گویید موافق باشند. تصویربرداری مغز نشان داده است که زمانی که دست‌ها را در حین سخنرانی می‌بینیم منطقه‌ای به نام منطقه بروها، همراه با گفتار فعال می‌شود، حرکات دست، قدرت تفکر ما را افزایش می‌دهد و از این طریق گفتار را بهبود می‌بخشد.
۱۰٫ بازتاب فیگور و بیان
تغییر لحن و بیان سخنرانان و تنوع تناوب آن، باعث می‌شود که مخاطب احساس پذیرش و درک کند. بیان خطی و یکنواخت باعث کسالت مخاطب می‌شود، ارتباط و احساسات متقابل بین شما و سخنران را ایجاد می‌کند.
تحقیقات نشان داده است که پنج درصد ارتباطات از طریق زبان بدن مبادله می‌شوند؛ بنابراین مهم است راهنمایی‌هایی را که در بلاگ شبکه ویدیو کنفرانس ایران موجود است، یاد بگیریم، جایی که شما می‌توانید در مورد کنفرانس‌های ویدئویی بسیار بیاموزید.
