افزایش بهره وری جلسات، این هم برای شما یک آرزو شده است؟ فقط اشاره به واژه‌ی جلسه کافی است تا از ترس این‌که یک ساعت دیگر از عمر شما صرف جلسه‌ای خواهد شد و هرگز بر نخواهد گشت، ضربان قلب‌تان افزایش پیدا کند و کف دست‌تان از عرق خیس شود. شما را نمی‌دانم، اما روی سر من موهای سفید زیادی وجود دارد و شرکت در یک جلسه‌ی دیگر، از تعداد این موهای سفید نمی‌کاهد که هیچ احتمالا بر تعدادشان می افزاید! پس باید چه کار کرد؟
اولا، جلسات برای هدفی طراحی می‌شوند، اما آنچه عموماً در این جلسات اتفاق می‌افتد، این است که هدف از برگزاری جلسات به دلایلی که در ادامه می‌آیند به دست فراموشی سپرده می‌شود: هرگز دستور جلسه‌ای داده نمی‌شود که موضوع جلسه چیست، فقط فکر می‌کنند می‌توانند جلسه را هر طور که می‌خواهند برگزار‌کنند (به جای این‌که فکر کنند چه شکل از برگزاری جلسه برای سازمان بهتر است)، یا این‌که روش بهتری برای برگزاری جلسات ندارند؟ (مثلا راهکار ویدئو کنفرانس)
دلایل زیادی وجود دارد که جلسات از موضوع اصلی منحرف می‌شوند، اما علل کمی به بهتر کردن جلسات می‌انجامند. می‌خواهیم این حقیقت را تغییر دهیم.
در زیر، ۵ روش برای شکل دهی جلسه‌ی بعدی شما ارائه خواهد شد تا جلسه‌ای موفقیت‌آمیز و با افزایش بهره وری جلسات داشته‌باشید و پیرتر از قبل نشوید.
۱. دستور جلسه را در اختیار همه قرار دهید.
مرسوم شده است این کار ۵ دقیقه قبل از شروع جلسات برای بهره وری جلسات کاری انجام می‌شود. ولی شرکت‌کنندگان نیاز دارند بدانند موضوع جلسه چیست تا بتوانند به شکل مناسب برای حضور در آن آماده شوند. اگر افراد ندانند باید چه ایده یا تجربه‌ای را به جلسه بیاورند، جلسات کم بار می‌شوند، چون باید جلسه‌ی دیگری تشکیل شود تا دستور جلسه‌ای را که هرگز در جلسه‌ی جاری انجام نشد به سرانجام برساند.
دستور جلسه را ۷۲ ساعت قبل از زمان تشکیل جلسه، در اختیار شرکت‌کنندگان قرار دهید. البته، جزئیات دقیقه‌ی نود نیز می‌تواند وجود داشته باشد، پس این جزئیات را علامت‌گذاری کنید و مجدداً برای دستور جلسه‌ی بعدی در نظر بگیرید.
۲. هدف جلسه را مشخص کنید.
بهتر است هدف جلسه را روی وایت برد یا یک صفحه‌ی بزرگ بنویسید تا همگان بتوانند مشاهده‌کنند. به این ترتیب، وقتی بحث از مسیر اصلی خارج می‌شود، همگان می‌توانند سریعاً به موضوع اصلی جلسه برگردند و این سوال را مطرح کنند که ”آیا آنچه در حال بحث کردن بر سر آن هستیم، در چارچوب این جلسه قرار دارد؟” این روش، روش بدون تعارضی برای متذکر شدن این امر به شرکت‌کنندگان در جلسه است که بحث‌های متفرقه‌ی خود را به زمانی دیگر موکول کنند.
۳. افراد مرتبط را دعوت کنید.
بسیاری از جلسات به این دلیل به نتیجه نمی‌رسند که افراد غیر مرتبط با جلسه، در آن حاضر هستند. مشخصاً، تصمیم گیرندگانی که نمی‌توانند در این جلسه شرکت کنند، معاونان خود را می‌فرستند که وقتی با تصمیم مربوط به جلسه روبه‌رو می‌شوند، به این دلیل که تصمیم گیرنده نیستند، از اتخاذ تصمیم هراس دارند. اگر افراد مرتبط در جلسه نباشند، انتظار نداشته باشید تصمیم یا خروجی مناسب گرفته شود.
۴. محدوده‌ی زمانی را مشخص کنید.
تعیین هدف برای اعلام پایان جلسه، سه نتیجه‌ی اصلی در پی دارد: اول، افراد را وادار می کند تا بر بهره‌وری تمرکز کنند. دوم، اعتماد ایجاد می‌کند، چون با گذر زمان، شرکت‌کنندگان یاد می‌گیرند که می‌توانند به شما به این دلیل اعتماد کنند که روی حرف خود می‌ایستید و با پیروی از طرح، به زمان اختصاص یافته به جلسه توسط سایرین احترام می‌گذارید. سوم، در صورتی که جلسه طبق انتظارات پیش نرود، افراد فکر می‌کنند آن جلسه بدترین ساعت روزشان بوده است.
۵. پیگیری کنید.
سه نوع افراد در جلسات وجود دارند: افرادی که حضور واقعی دارند، افرادی که فقط شرکت می‌کنند، و افرادی که فقط جا اشغال می‌کنند و هوای خوب را تنفس می‌کنند. تفاوت‌های این سه گروه در زیر آمده است:
*افرادی که فعالانه گوش می‌دهند و در موضوعات شرکت می‌کنند. آنان سه یا چهار گام از ارائه‌دهنده جلوتر هستند، چون نتیجه‌گرا هستند، و تلاش می‌کنند تا تاثیرگذار باشند.
*افرادی که فقط شرکت می‌کنند، به این دلیل در جلسات هستند که مجبور هستند و هر کاری از آن ها خواسته شود، انجام می‌دهند، مانند گروه اول، پیش‌دستانه عمل نمی‌کنند.
*گروه آخر چیزی جز چهره‌ی خندان به جلسه اضافه نمی‌کنند تا نشان دهند به موضوع علاقمند هستند و به محض این‌که سایر افراد اتاق را ترک کنند، همه چیز را فراموش می‌کنند.
از میان این سه نوع شرکت کننده، گرو‌های دوم و سوم، افرادی هستند که شرکت می‌کنند و فضا را اشغال می‌کنند. این‌ها افرادی هستند که باید بعد از جلسات، باید پی‌گیر امور محوله به آن‌ها باشید. این پیگیری، پاسخگویی بهتر و بیش‌تر از طرف آن‌ها را تضمین می‌کند و توجه بیش‌تر آن‌ها به جلسات بعدی را در پی‌دارد.
نیازی نیست جلسات رنج آور باشند. جلسات می‌توانند مفرح، آگاهی‌دهنده، و هدفمند‌باشند. جلسات نه تنها افراد را در سطوح فردی، کنار هم جمع می‌کند، بلکه حس مالکیت مشترک برای حصول اهداف آینده را فراهم می‌کند. بدین تیب می توانید بهره وری جلسات کاری را بالا ببرید.
منیع: فوربس – forbes
