جلسات حضوری ایده آل هستند، اما گاهی اوقات برگزاری آن‌ها در زمانی که اطلاعات به‌سرعت موردنیاز است، امکان‌پذیر نیست. تاکنون طرح‌های بسیاری برای رفع این مشکل پیشنهادشده است، زیرا هیچ‌کس نمی‌تواند در یک اتاق، در یک روز و در یک‌زمان چند دیدار متوالی داشته باشد. ویدیو کنفرانس این مانع را از بین می‌برد و برای تیم فروش و تیم مدیریت حساب آسان‌ترین و موثرترین راه است. اینکه در یک ویدیو کنفرانس- بدون توجه به‌جایی که آن‌ها در آن قرار داشته باشند- بتوانند سرعت راه‌اندازی محصولات، طرح‌های فروش، ارتباطات مشتری و غیره را به ثمر برسانند.
علاوه بر این، قابلیت‌های پیشرفته تکنولوژیکی راه‌حل‌های کنفرانس‌های ویدئویی امروز که به‌صورت سرویس و بدون نیاز به تجهیزات خاص ارائه می‌شوند را پیش روی ما قرار داده است. شبکه ویدئو کنفرانس ایران (شوکا) به‌عنوان اولین و موثرترین ارائه‌دهنده سرویس‌های ویدئو کنفرانس سازمان‌ها و کارکنان ایشان را قادر می‌سازد که باصرفه جویی در معیارهای زمانی و هزینه‌ای (از بین بردن نیاز به خرید بلیت هواپیما، اتاق‌های هتل، ناهار کنفرانس و یا سالن‌ها) جلسات خود را به‌صورت مجازی و بهینه و در هرکجا برگزار نمایند.
بااین‌حال، چون ویدیو کنفرانس می‌تواند در خارج از دفتر انجام شود، اغلب مردم جلسات را فراموش می‌کنند، هنوز رویدادهای ارتباطی حرفه‌ای هستند. این می‌تواند منجر به ناپایداری‌های غیرحرفه‌ای و گاهی خنده‌دار یا حتی ترسناک شود! اتفاقاتی که می‌تواند به‌راحتی می‌شود از آن‌ها اجتناب کرد. ما برای جلوگیری از این اتفاقات و اتفاقات معمول، مهارت‌های لازم را به شما می‌آموزیم. از داستان‌های ترسناک ویدئو کنفرانس که به‌صورت واقعی اتفاق افتاده بخوانید و یاد بگیرید:
۵- به یاد داشته باشید دکمه mute را استفاده کنید!
شما شاید داستانی راجع به یک مدیر اجرایی را شنیده باشید که در هنگام یک ویدیو کنفرانس در منزل خود گمان می‌کرده که میکروفون خاموش شده است. زمانی که ایشان به حمام می‌رود و شروع به آواز خواندن می‌کند همه در جلسه از آواز ایشان لذت می‌بردند!
اجتناب از این اشتباه مضحک ساده است؛ فقط احتیاط بیشتری می‌خواهد تا قبل از ترک کنفرانس و یا زمانی که نیاز به صدای شما نیست، وضعیت میکروفن را به حالت سکوت (mute) تغییر دهید. این نکته را به دوستان خود هم یادآور شوید.
۴- حیوانات خانگی شما به جلسه دعوت نشدند
البته این مورد در ایران به‌صورت نادر اتفاق می‌افتد؛ اما در دنیا حیواناتی هستند که در کمتر از ۱۵ دقیقه به شهرت جهانی رسیده‌اند. چراکه صاحبان آن‌ها دوربین متصل به شبکه ویدیو کنفرانس را در اختیار حیوان خانگی خود قرار داده‌اند. داستان زیر را بخوانید:
یک‌بار در یک وبینار را برای یک نویسنده که با حیوان خانگی اش مشکلی داشت، شرکت کردم. من با او مشورت کردم و پس از پایان قبل از اینکه فرصتی برای خاموش کردن خط او داشته باشم، او فراموش کرد که میکروفون را خاموش کند و چند کلمه ای (رکیک) را به سگش گفت!
اطمینان حاصل کنید محل انتخابی شما برای ویدیو کنفرانس بدون حضور حیوانات باشد. زنگ زدن تلفن و یا کودکان پر سر و صدا هم همین‌طور. این عوامل باعث اختلال در جلسه و به‌سادگی نشان‌دهنده غیرحرفه‌ای بودن شما می‌شوند.
۳- اجازه ندهید که میزبانی یک ویدیو کنفرانس از سر و کولتان بالا برود
یک داستان در مورد یک زن که در حال برگزاری یک کنفرانس ویدیویی رانندگی می‌کرد، وجود دارد.
متأسفانه او توسط یک افسر پلیس را برای استفاده غیرمجاز از تلفن همراه مواخذه شد و ایشان برای آنکه اهمیت خود و کارش را ثابت کند دوربین را چرخاند و واقعه را شرح داد. البته او سعی داشت تا پلیس را خجالت‌زده کند، اما درواقع او فقط خودش را خجالت‌زده کرد!
به‌غیراز توجه به محیط شما، اجازه ندهید که قدرت کنفرانس ویدیویی از سر و کولتان بالا رود و اختیار مدیریت زمان را از شما بگیرد.
۲- با دوربین صحبت کنید، اگر دوربین جلوی شما نیست به معنی عدم وجود جلسه نیست
این‌یک داستان از یک میزبان جلسه مجازی است که دوربین را به سیستم خود متصل نکرده بود و به‌اشتباه فکر می‌کرد که میکروفونش خاموش است یا کسی در جلسه نیست! و شروع به صحبت‌های منفی درباره شرکت‌کنندگان در جلسه کرد. این اشتباه نه‌تنها بسیار غیرحرفه‌ای و شرم‌آور است، بلکه می‌تواند به مشتریان، شهرت شما و احتمالاً کار شما نیز آسیب بزند.
به یاد داشته باشید: اگر شما باوجود ویدئو کنفرانس یک جلسه چهره به چهره انجام نمی‌دهید، پس از چه قابلیتی استفاده می‌کنید؟ فقط یک تماس صوتی؟
۱- یک ویدیو کنفرانس هنوز یک رویداد حرفه‌ای است
ما بسیار خوش‌شانس هستیم تا که کنفرانس‌های ویدیویی لوکس را از خانه یا حتی در تعطیلات همراهمان داریم؛ و درحالی‌که در این مکان‌ها راحتی خاصی داریم، ممکن است لباس مناسب را فراموش کنیم. برگزاری جلسه ویدئویی با استفاده از چیزی که شما هرگز در دفتر کار نمی‌پوشید، اشتباه بزرگی است. شاید خیال کنید شلوارک شما هرگز در کادر دوربین نخواهد بود! آن‌هم در منزل یا ویلای شخصی‌تان! اما اگر چیزی اتفاقی بیافتد که شما مجبور شوید از آن مراقبت کنید، ناگهان شما با وضعی زننده جلوی تمام همکاران یا مشترکانتان ظاهر می‌شوید. فکر می‌کنم این داستان را فهمیده‌اید و نیازی به تعریف ندارد.
منبع نگارش: اریک ویدال مدیر بازاریابی محصول در InterCall است.
http://www.imediaconnection.com/articles/ported-articles/red-dot-articles/2014/may/5-video-conference-horror-stories/
